Trong tiến trình xây dựng chính quyền số, Đặc khu Cát Hải đang từng bước đổi mới phương thức chỉ đạo, điều hành theo hướng hiện đại, khoa học và hiệu quả. Việc triển khai mô hình “họp không giấy” tại các hội nghị, cuộc họp là một giải pháp thiết thực, góp phần cụ thể hóa mục tiêu chuyển đổi số, nâng cao chất lượng hoạt động của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn.

Thay vì in ấn, phát hành số lượng lớn tài liệu giấy như trước đây, các tài liệu phục vụ hội nghị được số hóa, đăng tải trên nền tảng điện tử hoặc tích hợp thông qua mã QR. Khi tham dự cuộc họp, đại biểu chỉ cần sử dụng điện thoại thông minh, máy tính bảng hoặc máy tính cá nhân để quét mã QR và tiếp cận đầy đủ chương trình, báo cáo, tờ trình, dự thảo văn bản cùng các tài liệu liên quan.

Mô hình họp không giấy không chỉ tạo thuận lợi cho đại biểu trong việc tra cứu, theo dõi nội dung mà còn giúp việc cập nhật, điều chỉnh tài liệu được thực hiện nhanh chóng, chính xác. Các cơ quan chủ trì có thể chủ động bổ sung, thay thế tài liệu khi cần thiết; đại biểu dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm và sử dụng lại thông tin phục vụ công tác chuyên môn, hạn chế tình trạng thất lạc hoặc sử dụng tài liệu không còn phù hợp.

Việc quét mã QR nhận tài liệu tại hội nghị là một thao tác đơn giản nhưng thể hiện rõ tinh thần đổi mới trong ứng dụng công nghệ số. Mỗi đại biểu trở thành một chủ thể tích cực của chuyển đổi số, từng bước hình thành thói quen làm việc trên môi trường điện tử, sử dụng hiệu quả các thiết bị số và khai thác thông tin một cách khoa học.

Bên cạnh hiệu quả về thời gian và tính thuận tiện, họp không giấy còn góp phần tiết kiệm đáng kể chi phí in ấn, sao chụp, vận chuyển và phát hành tài liệu. Đây cũng là giải pháp phù hợp với định hướng xây dựng Đặc khu Cát Hải xanh, sạch, đẹp, giảm sử dụng giấy, giảm chất thải và nâng cao ý thức bảo vệ môi trường trong đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức và Nhân dân.

Để mô hình phát huy hiệu quả bền vững, các cơ quan, đơn vị cần tiếp tục chuẩn hóa quy trình chuẩn bị tài liệu điện tử; bảo đảm nội dung được cập nhật đầy đủ, đúng thời gian, dễ truy cập và có tính bảo mật. Đồng thời, cần tăng cường hướng dẫn kỹ năng số cho cán bộ, công chức, nhất là việc sử dụng mã QR, thiết bị thông minh và các nền tảng phục vụ công việc.

Họp không giấy không đơn thuần là thay thế tài liệu giấy bằng tài liệu điện tử, mà còn là sự thay đổi về tư duy, tác phong và phương thức làm việc. Từ những việc làm cụ thể như quét mã QR nhận tài liệu tại hội nghị, Đặc khu Cát Hải đang từng bước xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch, chuyên nghiệp, phục vụ tốt hơn yêu cầu phát triển và đời sống của Nhân dân./.

T/h: Xuân Thủy